REGLEMENT VAN DEELNAME STANDHOUDERS WOCODA

We zijn blij met uw deelname als standhouder aan WOCODA. Voor deelname gelden regels. Deze regels gelden voor iedere standhouder, waardoor iedere standhouder weet wat verwacht kan worden, niet alleen van de organisatie van WOCODA, maar ook van de andere standhouders en deelnemers. De regels zijn ook belangrijk voor de voorbereidingen op het evenement. Iedere standhouder is verplicht om zich aan de regels te houden en verklaart ook daartoe bereid te zijn door het aangaan van de deelnameovereenkomst met WOCODA.

1. Evenementlocatie en Openingstijden

1.1. Het evenement WOCODA vindt plaats op de locatie zoals opgenomen in de bevestigingsemail.

1.2. Het evenement WOCODA vindt plaats op de datum zoals opgenomen in de bevestigingsemail.

1.3. Standhouders hebben 90 minuten voor de aanvang van de WOCODA toegang tot de locatie voor voorbereidingen en dienen uiterlijk 30 minuten na het einde van de WOCODA de locatie te hebben verlaten en al hun eigen materialen te hebben verwijderd.

2. Stands en tafels

2.1. Alle stands en tafels op WOCODA hebben een uniforme uitstraling en zijn identiek.

2.2. Het is niet toegestaan om materialen mee te nemen die niet op de standaard tafel van de stand passen. Groot materiaal, zoals banners zijn ook niet toegestaan.

2.3. Standhouders hebben toegang tot de stands voor voorbereidingen op de aangegeven data en tijdstip.

3. Registratie en Tickets

3.1. Registratie voor deelname aan WOCODA is verplicht en deelname is alleen toegestaan na goedkeuring door de organisatie.

3.2. De deelnamekosten worden vermeld in de bevestigingsemail.

3.3. De betalingstermijn zoals vermeld op de factuur is een fatale termijn; tijdige betaling is derhalve vereist.

3.4. De deelnamekosten omvatten (i) een toegewezen stand en (ii) maximaal 10 entreebewijzen voor personeel of relaties van de standhouder.

3.5. Entreebewijzen zijn persoonlijk en mogen niet aan derden worden overgedragen.

3.6. Bij extra personen danwel per overgedragen entreebewijzen worden de toegangsprijzen van een losse entreekaart in rekening gebracht bij de standhouder.

4. Gebruik van de Stand

4.1. Een standhouder is verplicht om zelf de stand te gebruiken en mag deze niet delen met een andere partij (zoals maar niet beperkt tot samenwerkingspartner, ketenpartners, toeleveranciers) zonder schriftelijke toestemming van de
organisatie.

4.2. Indien een standhouder een stand wil delen met derden, dient zij uiterlijk zes weken voor het event hiertoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij de organisatie waarin staat vermeld wie de partij is.

4.3. Bij goedkeuring van het verzoek door de organisatie ontvangt de standhouder een additionele factuur ter grootte van 30% van de stand prijs (excl. BTW). Pas na betaling van deze factuur is het toegestaan de stand met derden te delen.

4.4. Extra kaarten dienen separaat afgenomen te worden.

4.5. De standhouder dient het logo van derden aan te leveren bij de organisatie en zichtbaar te maken op de stand. Dit logo dient uiterlijk 6 weken van te voren aangeleverd te worden.

4.6. De standhouder is eindverantwoordelijk voor zijn stand en de gebruikers ervan.

4.7. Bij ongeoorloofde deelname van derden behoudt de organisatie zich het recht voor om de deelname onmiddellijk te annuleren en de standhouder (en haar bezoekers) te verwijderen. De organisatie behoudt zich het recht voor om een standhouder die in overtreding is de toegang voor toekomstige events in de breedste zin des woords
te ontzeggen.

5. Logo/Beeldmerk van de standhouder

5.1. Uiterlijk 6 weken van tevoren dienen standhouders van WOCODA hun logo/beeldmerk aan te leveren.

5.2. De organisatie zorgt voor plaatsing ervan op de stand, op de plattegrond en op de standhouders lijst op de website.

5.3. Iedere standhouder krijgt een eigen profielpagina op de website van WOCODA en dient zelf de tekst en logo aan te leveren. Deze tekst dient uiterlijk 6 weken van tevoren te worden aangeleverd.

6. Gedrag en verantwoordelijkheden van standhouders

6.1. Standhouders dienen zich professioneel en respectvol te gedragen tegenover elkaar, bezoekers en het evenementpersoneel.

6.2. Het is niet toegestaan om ongevraagde promoties, eigen interne activiteiten/ events, marketingactiviteiten of het uitdelen van materialen buiten de eigen stand te verrichten.

6.3. Materialen mogen geen inbreuk maken op het merk, de naam of de reputatie van het evenement.

6.4. Muziek of andere geluidsbronnen op de stand zijn niet toegestaan.

7. Beeld- en Geluidsopnamen

7.1 De organisatie heeft het recht om beeld- en geluidsopnamen te maken van het evenement, inclusief de stands van standhouders, voor promotionele doeleinden.

7.2 Standhouders mogen foto's (laten) maken voor promotiedoeleinden; voor filmopnames is voorafgaande toestemming vereist.

8. Toegang en Beveiliging

8.1 De organisatie zorgt voor algemene beveiliging tijdens het evenement.

9. Verantwoordelijkheid en Aansprakelijkheid

9.1 Een standhouder is zelf verantwoordelijk voor alle goederen en materialen die mee worden gebracht naar het evenement.

9.2 De organisatie en de locatie waar het event wordt gegeven zijn niet aansprakelijk voor verlies of schade aan producten, persoonlijke bezittingen of anderszins.

10. Annulering

10.1 De organisatie hanteert een annuleringsregeling.

10.2 Annulering door standhouder:
   - tot 90 dagen voor het evenement, de standhouder ontvangt 100% restitutie van de deelnamekosten;
   - tussen 89 en 60 dagen voor het evenement, de standhouder ontvangt 50% restitutie van de deelnamekosten;
   - minder dan 60 dagen voor het evenement, geen restitutie van de deelnamekosten.

10.3 Annulering door organisatie:
   - In het geval dat de organisatie het evenement annuleert, ontvangen alle standhouders 100% restitutie van de deelnamekosten.
   - de organisatie is niet verantwoordelijk voor eventuele andere kosten die de standhouder heeft gemaakt in verband met het evenement, zoals reis- en verblijfskosten.

10.4 In geval van overmacht, zoals natuurrampen, pandemieën, oorlog (in buurlanden), of andere onvoorziene omstandigheden die buiten de controle van de organisatie liggen, behoudt de organisatie zich het recht voor om het evenement te annuleren of te verplaatsen. In dergelijke gevallen zal de organisatie proberen een alternatieve
datum te vinden of een gedeeltelijke restitutie te bieden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden.

10.5 Als een standhouder niet in staat is deel te nemen, kan deze een vervangende standhouder aandragen, mits dit schriftelijk wordt goedgekeurd door de organisatie. De oorspronkelijke standhouder blijft verantwoordelijk voor de betaling van de deelnamekosten.

10.6 Alle annuleringen dienen schriftelijk te worden ingediend via de organisatie. De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering door de organisatie geldt als de annuleringsdatum. Restituties worden binnen 30 dagen na bevestiging van de annulering verwerkt.

10.7 In uitzonderlijke gevallen kan de organisatie, naar eigen goeddunken, besluiten om af te wijken van bovenstaande annuleringsvoorwaarden. Dit zal per geval worden beoordeeld en schriftelijk worden bevestigd aan de standhouder.

11. Betalingsvoorwaarden

11.1 WOCODA hanteert de volgende betalingstermijnen:
   - Eerste termijn (50%) zal worden gefactureerd in de maand van de ondertekening.
   - Tweede termijn (50%) zal worden gefactureerd in de maand september voorafgaand aan WOCODA.

11.2 Bij inschrijving na september wordt één factuur verstuurd voor het volledige bedrag bij inschrijving.

12. Overige bepalingen

12.1 Op dit reglement is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

12.2 Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit reglement zullen door de standhouder en de organisatie in goed onderling overleg worden opgelost. Pas als een geschil door dit overleg niet kan worden opgelost, zal dit worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

12.3 De organisatie behoudt zich het recht voor om dit reglement op elk moment te wijzigen of aan te vullen. Standhouders zullen zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gesteld van eventuele wijzigingen of aanvullingen. Wijzigingen ofaanvullingen treden in werking op de datum zoals vermeld in de kennisgeving aan de standhouders.

12.4 Het niet naleven van de regels kan leiden tot uitsluiting van het evenement, zonder recht op restitutie van deelnamekosten.

12.5 Voor gebruik van de locatie verwijzen wij naar de algemene voorwaarden van de Jaarbeurs.

12.6 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisatie.